第一节 总则
一、归档的文件材料必须年度立档，机构内部工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别归档。
二、档案承办部门或负责人员应保证记录的完整性，结案后及时上交。工作变更或因故离职时应将经办的材料向社工服务部交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二节 归档范围
本制度主要针对于本机构同工对服务对象的服务记录的服务记录、督导记录以及工作总结等的管理。
第三节 归档要求
一、归档的文件材料，应按照保持真实的原则和归档要求特征对文件内容进行归档。
二、在一个档案内要按问题或文件形成的时间，系统地安排。
三、应归档的文件、材料应由其负责同工收集全齐。
四、档案标题要简明准确，整理好的档案要确定档案的保管期限，原则上分为三年、两年、一年三种。
五、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
（一）编码（服务版块）–编码（服务性质）–次序–年月日–服务点-同工编号
例：JUS-C001-20110302-DC-0346
（司法服务
（二）编码（服务版块）：
残联 （REH – Rehabilitation）
教育局 （EDU – Education Bureau）
妇联 （WMF – Women Federation）
团委 （CYL – Communist Youth League）
社区 （CMW – Community Work）
民政局 （CAB – Civil Affair Bureau）
新莞人 （MWD – Migrant Workers in Dongguan）
司法 （JUS – Justice）
企业 （CORP - Corporation）
项目 （PRO - Project）
社区综合服务中心 （CISC - Community Integrated Service Center）
（三）编码（服务性质）：
建档 （F - File）
个案 （C – Casework）
小组 （G – Groupwork）
活动 （P – Program）
六、全部档案组成后，要对档案做统一安排并编写档号，然后逐一登记，填写档案目录。
第四节 归档方式
一、机构一线同工与服务对象进行交流服务，必须进行记录，并交机构归档。
二、一项服务已完成时（包括一个问题已解决，一件案件已处理等），由同工将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后交机构归档。
三、同工与督导的交流记录，应于交流结束后交机构归档。
四、每年的十二月进行一次全面、彻底的归档，各位同工要把本年度应归档而未归档的全部文件移交档案室归档。
第五节 档案保密
一、出于对服务对象隐私保密的原则，与服务对象交谈的服务记录不得私自转借；未获得机构管理者或资源提供者明确同意下，不可向他人提供服务对象个人资料的档案。
二、不允许转抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
第六节 档案借阅
一、档案不许转借，只供借阅者本人查阅。
二、借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需要再借应办理续借手续。
三、借阅档案的同工必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则追究当事人责任。
四、借阅的档案交还时，必须当面交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
五、外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经社工服务部主任批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
六、外单位摘抄卷内档案，应经主任同意，对摘抄的材料进行审查、盖章。
第七节 档案销毁
一、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
二、办理销毁手续，经领导批准，方可销毁。
三、销毁时要有两人以上监销，并在清册上签字。
附录：档案管理表单
附录1 档案查询申请表
申请人： 填表日期： 年 月 日
档案名称 查询事由 查询时限 申请人所在领域 申请人签字
机构主任或督导意见 签名：
年 月 日
附录2 档案转出记录表
申请人： 填表日期： 年 月 日
档案名称 查询事由 查询时限 申请人所在单位 申请人签字
附录3 档案清单
填表日期： 年 月 日
姓 名 性 别 单 位
序 号 档案存放项目 主要内容 存入日期
备 注
附录4 档案索引表
部门：
序号 档案号 名称 建档日期 存储位置 摘要 保管期限 备注
附录5 作废档案销毁登记薄
档号 收文号 发文号 保存起止时间 销毁理由 销毁日期
审核： 监督： 执行：
附录6 档案调阅单
日期 调档部门 调档人
调档用途
调进档案时间
收文号 档号 柜号
归还日期 归还人 保管人签字
文件内容摘要
备注
审核： 保管人： 调阅人：